이메일로 주주총회 소집하는 방법

주주총회 소집이 이메일을 통해 가능할까요?

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네, 가능합니다. 본래 반드시 서면으로만 보내야 했지만, 주주의 동의가 있다면 이메일을 통해 전달 가능하도록 개정(상법 제363호 제1항)되었어요. 덕분에 우편 발송의 시간과 비용을 줄일 수 있게 되었죠.​

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이메일로 주주총회 통지서를 보내는 절차는 다음과 같아요.

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1. 원래 주주명부에 우편 주소를 기재했듯 주주의 이메일을 주주명부상에 기재합니다.
2. 소집 날짜, 장소, 회의 목적이 포함된 소집 통지서를 작성합니다. 많이들 아시겠지만 주주총회 소집 장소는 본점 소재지 또는 가까운 장소여야 하며(상법 제364조) 회의 목적사항에는 결의할 의안이 포함되어야 합니다. 목적사항은 주주가 알 수 있을 정도로만 기재하시면 되지만 정관변경, 자본금 감소, 회사합병 등의 특별안들은 자세히 기재되어야 해요.
3. 통지서가 완료되면 이메일을 발송하고, 발송 이후 주주에게 제대로 도착했는지에 대해서는 확인하지 않아도 됩니다.
4. 발송한 메일은 꼭 보관하셔야 해요. 왜냐하면 이메일로 주주에게 소집통지를 발송하였음을 입증해야 하는 일이 발생할 수도 있기 때문입니다. 일반적으로 주주총회 소집절차의 문제를 다투는 소송은 제기 기간이 “결의일로부터 2개월”이기 때문에 2개월간 보관하시면 됩니다.

​요즘엔 이메일로 진행하는 경우가 대부분이에요. 하지만! 보내기 전에 주주에게 동의를 구하는 것을 절대 잊지 마세요.

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