주주총회 소집이 이메일을 통해 가능할까요?

네, 가능합니다.

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본래 반드시 서면으로만 보내야 했지만, 주주의 동의가 있다면 이메일을 통해 전달 가능하도록 개정되었어요. (상법 제363호 제1항)

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덕분에 우편 발송의 시간과 비용을 줄일 수 있게 되었죠.

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이메일로 주주총회 통지서를 보내는 절차는 다음과 같아요.

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1. 원래 주주명부에 우편 주소를 기재했듯 주주의 이메일을 주주명부상에 기재합니다.

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2. 소집 날짜, 장소, 회의 목적이 포함된 소집 통지서를 작성합니다. 많이들 아시겠지만 주주총회 소집 장소는 본점 소재지 또는 가까운 장소여야 하며(상법 제364조) 회의 목적사항에는 결의할 의안이 포함되어야 합니다. 목적사항은 주주가 알 수 있을 정도로만 기재하시면 되지만 정관변경, 자본금 감소, 회사합병 등의 특별안들은 자세히 기재되어야 해요.

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3. 통지서가 완료되면 이메일을 발송하고, 발송 이후 주주에게 제대로 도착했는지에 대해서는 확인하지 않아도 됩니다 .

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4. 발송한 메일은 꼭 보관하셔야 해요. 왜냐하면 이메일로 주주에게 소집통지를 발송하였음을 입증해야 하는 일이 발생할 수도 있기 때문입니다. 일반적으로 주주총회 소집절차의 문제를 다투는 소송은 제기 기간이 “결의일로부터 2개월”이기 때문에 2개월간 보관하시면 됩니다.

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요즘엔 이메일로 진행하는 경우가 대부분이에요. 하지만! 보내기 전에 주주에게 동의를 구하는 것을 절대 잊지 마세요.

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